PRESUPUESTO DE CAJA

El presupuesto de caja, comprende la proyección de las entradas y salidas de efectivo para un determinado período. Esta información permitirá una planificación más adecuada sobre las necesidades de financiamiento y sobre la colocación de eventuales excedentes, a fin de mantener bajo control la liquidez de la empresa, y que facilite el desarrollo normal de las actividades operacionales.

Dependiendo de la naturaleza del giro del negocio, la apertura del presupuesto de caja, puede ser mensual, trimestral o anual.

Preparación de un presupuesto de caja

La presentación típica de este estado, comprende tres partes bien definidas.

a. Entradas de efectivo
b. Salidas de efectivo
c. Financiamiento e inversiones temporales

Detallaremos cada uno de estos títulos.

a. Entradas de efectivo: El insumo fundamental del presupuesto de caja, es el pronóstico de ventas, el que es suministrado por lo general por el departamento de ventas.

Es muy importante en esta etapa, tomar en cuenta los efectos macroeconómicos y hacer las correcciones necesarias, a fin de incluir las tendencias importantes de la economía y de la rama industrial a la cual pertenece.

El grado de precisión del pronóstico de ventas y por tanto del presupuesto de caja, depende de la apertura o desglose que pueda hacerse del volumen de operaciones estimado para el período.
Una vez definido el valor de las ventas presupuestarias, debe calcularse el monto de ingresos en efectivo que recibirá la empresa. Este nivel de liquidez tiene relación con la política de ventas, la política de crédito, la calidad de la cartera y gestión de cobranza.

b. Salidas de Efectivo: En este grupo, el factor importante constituye el programa de producción, el mismo que permite estimar las necesidades de materias primas y su programa de compras, la mano de obra requerida y los costos indirectos de fabricación, para ese volumen de producción. En el caso de las materias primas, se debe tomar en cuenta en forma complementaria la política de pago a proveedores.

Para el caso de una empresa comercial será menester considerar la planificación de los niveles de inventario y compras con el propósito de cubrir de manera adecuada las ventas presupuestadas.

A más de los elementos del costo de producción y compras de mercaderías arriba señalados, existen otras salidas de efectivo relevantes y que se refieren a los gastos operacionales (ventas, administración y generales).

Finalmente, se deben registrar ciertos desembolsos no operacionales, tales como los gastos financieros, distribución de dividendos, pago de impuestos, cancelación de préstamos vigentes y compras de activos fijos.

Una vez que se han registrado todos los posibles rubros de ingresos y salidas de efectivo, es necesario consolidar los datos a fin de obtener mensualmente el flujo neto de fondos.

Si a éste se añade el saldo inicial de caja, se podrá obtener el saldo final de caja sin financiamiento.

c. Financiamiento e inversiones temporales: Uno de los principales propósitos del presupuesto de caja, es determinar el momento en tiempo y la magnitud de las futuras necesidades de recursos financieros o exceso de liquidez, con el fin de encontrar el mecanismo más adecuado de administrar el flujo neto de caja, procurando mantener la posición mínima de efectivo que garantice la continuidad de las operaciones. Por consiguiente, en este cuadro se expondrán los montos de préstamos a contratarse y los pagos pertinentes en el momento de que se disponga de liquidez, además las colocaciones del excedente de fondos en las entidades financieras y las recuperaciones de estas inversiones cuando la situación lo amerite.